Una propuesta de reunión debe presentarse en forma de carta clara. La carta debe tener en cuenta las siguientes consideraciones y sugerencias.

1. Las reuniones sesquianuales (ahora bienales) de SALSA son organizadas por un organizador local de la conferencia y un presidente del programa académico; en el proceso, consultan estrechamente con el presidente y el secretario-tesorero de SALSA y el administrador de la web. Aunque trabajan juntos, el organizador de la conferencia y el presidente del programa académico no tienen por qué estar en el mismo país. La propuesta de reunión debe provenir del Organizador de la Conferencia propuesto; éste puede proponer un Presidente del Programa Académico, pero no es necesario. La elección de este último puede ser posterior, en consulta con el Presidente y los anteriores Presidentes de Programa Académico.
   Las reuniones de SALSA rotan entre Norteamérica, América del Sur y Europa. La mayoría de las reuniones recientes de SALSA han tenido lugar de un jueves a un domingo, y han comprendido un período de inscripción y una recepción de bienvenida, dos o tres días de presentaciones y talleres, una cena el viernes o el sábado por la noche y una conferencia magistral, una reunión de la Junta Directiva y una reunión general de los miembros de dos horas después de la conferencia. Por lo general, las reuniones han comenzado con una recepción y un periodo de inscripción antes de la parte académica. La recepción de bienvenida suele celebrarse en la zona de recepción de un hotel (como en el vestíbulo) o de una universidad. Durante las pausas programadas en la parte de las presentaciones, los anfitriones han mantenido puestos de café o de refrescos; los anfitriones bien financiados han proporcionado más aperitivos y vino. Las reuniones siempre se han interrumpido para almorzar, con tiempo para que los participantes se aventuren a ir a restaurantes cercanos. Normalmente ha habido espacios en el lugar de celebración para exponer las ponencias y publicaciones de los miembros de SALSA, otras publicaciones relevantes y pósters.

2. El organizador de la conferencia supervisa la organización de toda la logística, y debe garantizar la disponibilidad y la adecuación funcional del lugar de la reunión y del alojamiento cercano (véase Responsabilidades del organizador de la conferencia). Para empezar, la propuesta de reunión debe especificar dónde se celebrará la conferencia. A continuación se exponen algunos de los modelos de ubicación, escenario y financiación:

Santa Fe (2007), Estes Park (2005): Las reuniones se celebraron en un único hotel, en el que el coste de las salas de reuniones y el vestíbulo del cash-bar fue cubierto por el alojamiento de los participantes.
Miami (2004), Oxford (2008), Nashville (2013), Gotemburgo (2014): Cada reunión fue organizada por una universidad, y los costes se sufragaron mediante el reparto de costes entre las inscripciones y la donación de la universidad.
Tulane (2001), Annapolis (2002): El anfitrión fue una universidad, y los participantes se alojaron en dormitorios.
Belem (2011): El organizador de la conferencia y el museo anfitrión obtuvieron fondos externos para celebrar las reuniones en un lugar de conferencias de pago.

La propuesta de reunión debe proporcionar toda la información posible sobre las siguientes cuestiones generales y sus implicaciones presupuestarias (véase Lista de control para las propuestas de reuniones).
Es importante que la propuesta de reunión sea minuciosa en el cálculo de los costes implicados. El organizador de la conferencia puede consultar con el secretario-tesorero de SALSA sobre cuestiones presupuestarias antes de presentar la propuesta. Un presupuesto bien elaborado es un argumento sólido para la viabilidad de una propuesta de reunión; cualquier financiación externa que el organizador de la conferencia consiga a través de una institución local u otra entidad la hará aún más sólida.
El Organizador de la Conferencia propuesto debe tener en cuenta que la inscripción a la reunión es la única fuente de financiación permanente de la misma. Las cuotas de inscripción se fijan una vez que la Junta Directiva ha seleccionado una propuesta de reunión que ha sido aceptada. El Presidente, en consulta con el Secretario-Tesorero, el Organizador de la Conferencia y el Presidente del Programa Académico, decidirá las distintas cuotas de inscripción para estudiantes y miembros profesionales. Si es posible, esto deberá incluirse en la convocatoria de la conferencia. Las tarifas se fijarán en función de los gastos presupuestados. Si existe financiación externa, esto permitirá a SALSA fijar unas tasas de inscripción más bajas. Una vez que la propuesta de una reunión haya sido considerada satisfactoria, el organizador de la conferencia trabajará en estrecha colaboración con el secretario-tesorero de SALSA para garantizar que los costes de la conferencia se gestionen cuidadosamente.

3. El organizador de la Conferencia también asumirá la mayor parte de la responsabilidad de organizar la conferencia principal y la cena de grupo. Tradicionalmente, ésta se celebra el sábado por la noche. La cena de la conferencia magistral puede incluirse en la inscripción o contabilizarse por separado, pero su pago procede de los ingresos de la reunión. Del mismo modo, cualquier gasto derivado de la participación de un ponente invitado (viaje, habitación de hotel, comidas) debe correr a cargo de los ingresos de la reunión (inscripciones y/o financiación externa). En el pasado, se han contratado ponentes procedentes tanto de las cercanías como de otros continentes. Las propuestas de la reunión pueden incorporar planes para la cena de la conferencia magistral, posible música y entretenimiento, y posible regalo de agradecimiento para el orador principal. De nuevo, cuanto más detallado sea el presupuesto, mejor.
   En la práctica reciente, la selección del orador principal se realiza mediante un proceso consultivo (véase Política de selección del ponente principal). El organizador de la Conferencia (anfitrión) y el Presidente del Programa Académico, en consulta con el Presidente y el Secretario-Tesorero, han propuesto conjuntamente una lista de nombres; la Junta Directiva ha hecho entonces la selección, mediante votación. Una rápida revisión del historial de los ponentes seleccionados sugiere que, en su mayor parte, han sido personas de la región general donde se celebra el evento, y han tenido carreras largas y distinguidas. Se recomienda que los organizadores revisen la lista de oradores principales anteriores y consideren también el equilibrio regional y de género como criterios de selección. No es necesario que la propuesta de la reunión especifique quiénes serán los elegidos.

4. El Presidente del Programa Académico se encarga de diseñar y enviar oportunamente las convocatorias de paneles, ponencias y otros eventos, revisar las propuestas, organizar o supervisar la organización de eventos especiales (por ejemplo, debates, el evento Conversaciones en el Vestíbulo y conferencias especiales), diseñar un calendario, generar certificados de participación y, en estrecha consulta con el Organizador de la Conferencia, elaborar el Programa oficial de la Conferencia (véase Responsabilidades del Presidente del Programa Académico ). Aunque nuestras reuniones han crecido en participación a lo largo de los años, nuestra esperanza es que el Presidente del Programa Académico se asegure de que conservamos algunas de las características de las reuniones pequeñas, a saber, un amplio tiempo de discusión para cada ponencia y oportunidades para que todos los miembros compartan espacios al mismo tiempo. La propuesta de reunión puede, pero no tiene por qué, ser específica en estos aspectos.
5. Las propuestas deben presentarse al Presidente, con copia al Secretario-Tesorero. La selección final será determinada por el Consejo de Administración. Los plazos de presentación se enviarán a los miembros por correo electrónico y se publicarán en el sitio web de SALSA.
6. Los siguientes miembros de SALSA han sido organizadores de conferencias o presidentes de programas académicos, y pueden ser contactados para obtener asesoramiento:

• • • Janet Chernela - chernela@gmail.com
    • Beth Conklin - beth.a.conklin@Vanderbilt.edu
    • Oscar Espinosa - oespinosa@pucp.edu.pe
    • Carlos D. Londoño Sulkin-carlos.londono@uregina.ca
    • Dan Rosengren - dan.rosengren@globalstudies.gu.se
    • Harry Walker - h.l.walker@lse.ac.uk
    • Laura Zanotti - lzanotti13@gmail.com
    • Juan Álvaro Echeverri - jaecheverrir@unal.edu.co

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