Directrices para las propuestas de reuniones

Este es un documento de trabajo que puede ser actualizado en cualquier momento. Fue editado por última vez en octubre de 2023. Para más información, póngase en contacto con la Presidenta de SALSA (2023-2027) Laura R. Graham(laura-graham@uiowa.edu) y con la Secretaria-Tesorera de SALSA (2022-2025) Simone Athayde(athaydesimone@gmail.com).

Una propuesta de reunión debe presentarse en forma de carta clara. La carta debe tener en cuenta las siguientes consideraciones y sugerencias.

Directrices generales

Las reuniones bienales de SALSA (desde 2019, antes sesquianuales) son organizadas por un Organizador de local y un(a) Coordinador(a) del Programa Académico; en el proceso, consultan estrechamente con la Presidenta y la Secretaria-Tesorera de SALSA y el webmaster. Aunque trabajan juntos, el (la) Organizador(a) de la Conferencia y el (la) Coordinador(a) del Programa Académico no tienen por qué encontrarse en el mismo país. La propuesta de reunión debe proceder del Organizador de la Conferencia propuesto; puede proponer un Coordinador del Programa Académico, pero no es necesario. La elección de este último puede venir después, en consulta con el Presidente y los anteriores Presidentes de Programas Académicos.

Las reuniones de SALSA rotan entre Norteamérica, Sudamérica y Europa, no necesariamente en un orden de alternancia fijo. SALSA apuesta por formatos de conferencia que fomenten el intercambio no jerárquico de conocimientos, la colaboración y el compromiso entre académicos/investigadores y pueblos indígenas y comunidades locales (véase la información sobre todas las Conferencias SALSA anteriores).

Las reuniones más recientes de SALSA han tenido lugar de jueves a domingo, y han incluido un periodo de inscripción y una recepción de bienvenida, dos o tres días de presentaciones y talleres, una cena el viernes o el sábado por la noche y un Conferencia magistral, una reunión de la Junta Directiva y una Asamblea General de Socios de dos horas tras el programa académico. Por lo general, las reuniones han comenzado con una recepción y un periodo de inscripción antes de la parte académica. La recepción de bienvenida se ha celebrado en un área de recepción de un hotel (como en el vestíbulo), universidad, museo o espacio de reunión comunitario. Durante las pausas programadas en la parte de la presentación, los anfitriones han mantenido puestos de café o refrescos; los anfitriones bien financiados han proporcionado más aperitivos y vino. Las reuniones siempre se han interrumpido para comer, con tiempo para que los participantes se aventuraran a ir a restaurantes cercanos. Normalmente ha habido espacios en el lugar de reunión para presentar ponencias y publicaciones de miembros de SALSA, otras publicaciones relevantes, proyecciones de películas, exposiciones y carteles.

Organizador(a) de la Conferencia

El Organizador de la Conferencia supervisa la organización de toda la logística, y debe garantizar la disponibilidad y adecuación funcional del lugar de la reunión y del alojamiento cercano (véase Responsabilidades del organizador de la conferencia). Para empezar, la propuesta de reunión debe especificar dónde se celebrará la conferencia. A continuación se indican algunos lugares, escenarios y modelos de financiación:

• Santa Fe (2007), Estes Park (2005): Las reuniones se celebraron en un único hotel, donde el coste de las salas de reuniones y el vestíbulo del bar se sufragó con el alojamiento de los participantes.
• Miami (2004), Oxford (2008), Nashville (2013), Gotemburgo (2014), Lima (2017), Viena (2019), Leticia (2023): Cada reunión fue organizada por una universidad o institución, y los costes se sufragaron mediante gastos compartidos entre las inscripciones y mediante donaciones de las universidades.
• Tulane (2016), Annapolis (2002): El anfitrión era una universidad y los participantes se alojaban en residencias universitarias.
• Belem (2011): El organizador de la conferencia y el museo anfitrión obtuvieron fondos externos para celebrar las reuniones en un lugar de conferencias de pago.
• Universidad de Virginia (2021): Durante la pandemia, la conferencia se celebró en línea durante dos semanas. El organizador de la conferencia consiguió una subvención de la Universidad y esta sufragó en gran medida los costes del paso a la modalidad en línea.

Propuesta de reunión

La propuesta de reunión debe proporcionar toda la información posible sobre los siguientes asuntos generales y sus implicaciones presupuestarias. Véase Lista de verificación para las propuestas de reunión:

Es importante que la propuesta de reunión sea minuciosa en el cálculo de los costes implicados. El organizador de la conferencia puede consultar con el Secretario-Tesorero de SALSA las cuestiones presupuestarias antes de presentar la propuesta. Un presupuesto minuciosamente elaborado refuerza la viabilidad de una propuesta de reunión; cualquier financiación externa que el organizador de la conferencia consiga a través de una institución local u otra entidad la reforzará aún más.

El (la) Organizador(a) de la Conferencia debe tener en cuenta que la inscripción a la reunión es la única fuente continua de financiación de SALSA para la conferencia. Las cuotas de inscripción se fijarán una vez que la Junta Directiva haya seleccionado una propuesta de reunión que haya prosperado. El Presidente, en consulta con el Secretario-Tesorero, el Organizador de la Conferencia y Coordinador del Programa Académico, decidirá las distintas cuotas de inscripción para estudiantes y miembros profesionales. Si es posible, esto deberá incluirse en la convocatoria de ponencias de la conferencia. Las cuotas se fijarán en función de los gastos presupuestados. Si hay financiación externa, esto permitirá a SALSA fijar cuotas de inscripción más bajas. Una vez que una propuesta de reunión haya sido considerada satisfactoria, el organizador de la conferencia trabajará en estrecha colaboración con el Secretario-Tesorero de SALSA para garantizar que los costes de la conferencia se gestionan cuidadosamente.

Conferencia magistral y Cena de la Conferencia

El Organizador de la Conferencia también asumirá la mayor parte de la responsabilidad de organizar la cena de grupo y Conferencia magistral . Tradicionalmente, ésta ha tenido lugar el sábado por la noche. El coste de la cena Conferencia magistral puede incluirse en el coste de la inscripción o contabilizarse por separado, pero se sufraga con los ingresos de la reunión (generalmente la inscripción). Del mismo modo, cualquier gasto ocasionado por la participación de un ponente principal o destacado invitado (viaje, habitación de hotel, comidas) debe correr a cargo de los ingresos de la reunión (inscripciones y/o financiación externa). En el pasado, se han contratado ponentes procedentes tanto de las cercanías como de otros continentes. Las propuestas para la reunión pueden incluir planes para la cena Conferencia magistral , posible música y entretenimiento, y posible regalo de agradecimiento para Conferencista magistral. De nuevo, cuanto más detallado sea el presupuesto, mejor.

En la práctica reciente, la selección de Conferencista magistral se ha realizado mediante un proceso consultivo (véase Política de selección de un Conferencista magistral). El organizador de la Conferencia (anfitrión) y Coordinador del Programa Académico, en consulta con el Presidente y el Secretario-Tesorero, han propuesto conjuntamente una lista de nombres; a continuación, la Junta Directiva ha realizado la selección, mediante votación. Una rápida revisión del historial de ponentes seleccionados (véase SALSAMeetings Keynote Speakers) sugiere que, en su mayor parte, los ponentes han sido personas de la región general donde se celebra el evento, y han tenido carreras largas y distinguidas. Se recomienda que los organizadores revisen la lista de oradores principales anteriores y consideren también el equilibrio regional y de género como criterios de selección. No es necesario que la propuesta de reunión especifique quién será el elegido.

Coordinador(a) del Programa Académico

El Coordinador del Programa Académico se encarga de diseñar y enviar oportunamente las convocatorias de paneles, ponencias y otros eventos, revisar las propuestas, organizar o supervisar la organización de eventos especiales (por ejemplo, debates, el evento Conversaciones en el vestíbulo y conferencias especiales), diseñar un calendario, generar certificados de participación y, en estrecha consulta con el Organizador de la Conferencia, elaborar el Programa oficial de la Conferencia (véase Coordinador del Programa Académico Responsabilidades). Aunque nuestras reuniones han aumentado en participación a lo largo de los años, esperamos que Coordinador del Programa Académico garantice que conservemos algunas de las características de las reuniones pequeñas, a saber, un amplio tiempo de debate para cada ponencia y oportunidades para que todos los miembros compartan espacios al mismo tiempo para interactuar. La propuesta de reunión puede especificar estas cuestiones, aunque no es necesario.

La dirección Coordinador del Programa Académico deberá coordinarse con el Organizador de la Conferencia y el webmaster de SALSA para mantener toda la información relevante sobre la Conferencia actualizada y accesible en la página web de SALSA.

Presentación de propuestas

Las propuestas deberán enviarse a la Presidenta (Laura R. Graham, laura-graham@uiowa.edu), con copia a la Secretaria-Tesorera (Simone Athayde, sathayde@fiu.edu). La selección final será determinada por la Junta Directiva. Las fechas límite para la presentación de propuestas se enviarán a los miembros por correo electrónico y se publicarán en el sitio web de SALSA.

Directrices y listas de verificación

Responsabilidades de Organizadores de conferencias

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Lista de verificación para propuestas de reuniones

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Responsabilidades de los Directores de programas académicos

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Conferencista magistral Política de selección

Organizadorxs de conferencias y coordinadorxs de programa académico anteriores

Los siguientes miembros de SALSA han sido Organizadores de Conferencias o Coordinadores de Programa Académico en el pasado, y se les puede pedir consejo:

• Janet Chernela - chernela@gmail.com (Organizadora 2ª y 4ª conferencias, 2004, 2007)
• Beth Conklin -a.conklin@Vanderbilt.edu (Organizadora 8ª Conferencia, 2013)
• Oscar Espinosa - oespinosa@pucp.edu.p (Organizador 11ª Conferencia, 2017)
• Carlos D. Londoño Sulkin -carlos.londono@uregina.ca (Coordinador del Programa Académico 8ª y 9ª Conferencias, 2013, 2014)
• Harry Walker - l.walker@lse.ac.uk (Coordinador del Programa Académico 11ª Conferencia, 2017)
• Laura Zanotti - lzanotti13@gmail.com (Coordinadora del Programa Académico 10ª y 11ª Conferencias, 2016, 2017)
• Claudia Augustat - augustat@weltmuseumwien.at (Organizadora 12ª Conferencia, 2019)
• George Mentore - gm3c@virginia.edu (Organizador 13ª Conferencia, 2021)
• Laura Mentore - lmentore@umw.edu (Coordinadora del Programa Académico 13ª Conferencia, 2021)
• Juan Alvaro Echeverri - jaecheverrir@unal.edu.co (Coordinador del Programa Académico 12ª Conferencia, 2019; Organizador 14ª Conferencia, 2023)
• Natalia Buitron - nb668@cam.ac.uk (Coordinadora del Programa Académico 14ª Conferencia, 2023)

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