Este é um documento de trabalho que pode ser actualizado em qualquer altura. Foi editado pela última vez em Janeiro de 2020. Para mais informações, contactar o Presidente da SALSA (2017-2020) Carlos D. Londoño Sulkin(carlos.londono@uregina.ca) e a Secretária-Tesoureira da SALSA (2017-2020) Laura Zanotti(lzanotti13@gmail.com).
Uma proposta de reunião deve ser apresentada sob a forma de uma carta clara. A carta deve ter em conta as seguintes considerações e sugestões.
As reuniões sesquianuais (agora bienais) da SALSA são organizadas por um organizador de conferências local e um Presidente do Programa Académico; no processo, eles consultam de perto o Presidente e o Secretário-Tesoureiro da SALSA e o webmaster. Embora trabalhem em conjunto, o Organizador da Conferência e o Presidente do Programa Académico não precisam de estar no mesmo país. A proposta da reunião deve vir do Organizador da Conferência proposto; pode mas não precisa de propor um Presidente do Programa Académico. A escolha deste último pode vir mais tarde, em consulta com o Presidente e anteriores Presidentes do Programa Académico.
As reuniões SALSA alternam entre a América do Norte, América do Sul, e Europa. As reuniões mais recentes da SALSA tiveram lugar de uma quinta-feira a um domingo, e incluíram um período de inscrição e recepção de boas-vindas, dois a três dias de apresentações e workshops, um jantar e palestra de sexta-feira ou sábado à noite, uma reunião do Conselho de Administração, e uma Reunião Geral de Membros de duas horas após a conferência. Geralmente, as reuniões foram abertas com um período de recepção e de inscrição antes da parte académica. A recepção de boas-vindas tem sido frequentemente realizada numa área de recepção de um hotel (como no lobby) ou universidade. Durante as pausas programadas na parte de apresentação, os anfitriões têm mantido estações de café ou de bebidas; anfitriões bem financiados têm fornecido mais petiscos e vinho. As reuniões têm sido sempre interrompidas para o almoço, com tempo para os participantes se aventurarem a restaurantes próximos. Tem havido normalmente espaços no local para exibir documentos e publicações dos membros da SALSA, outras publicações relevantes, e cartazes.
O Organizador da Conferência supervisiona a organização de toda a logística, e deve assegurar a disponibilidade e adequação funcional do local da reunião e do alojamento nas proximidades (ver Responsabilidades do organizador da conferência). Para começar, a proposta da reunião deve especificar onde se realizará a conferência. Seguem-se alguns dos locais, cenários e modelos de financiamento:
Santa Fé (2007), Parque Estes (2005): As reuniões tiveram lugar num único hotel, onde o custo das salas de reuniões e do lobby do bar foi coberto pelo alojamento dos participantes. Miami (2004), Oxford (2008), Nashville (2013), Gothenburg (2014): Cada reunião foi acolhida por uma universidade, e os custos foram cobertos pela partilha de custos entre as inscrições e pela doação da universidade. Tulane (2001), Annapolis (2002): O anfitrião era uma universidade, e os participantes permaneciam em dormitórios. Belém (2011): O organizador da Conferência e o Museu anfitrião obtiveram fundos externos para realizar as reuniões num local pago para a conferência.
A proposta da reunião deverá fornecer o máximo de informação possível sobre os seguintes assuntos gerais e as suas implicações orçamentais (ver Lista de verificação para propostas de reuniões).
É importante que a proposta da reunião seja minuciosa no cálculo dos custos envolvidos. O Organizador da Conferência pode querer consultar o Secretário-Tesoureiro da SALSA sobre questões orçamentais, antes de apresentar uma proposta. Um orçamento cuidadosamente elaborado constitui uma forte justificação para a viabilidade de uma proposta de reunião; qualquer financiamento externo que o Organizador da Conferência assegure através de uma instituição local ou outra entidade torná-la-á ainda mais forte.
O Organizador da Conferência proposto deve ter em mente que a inscrição para a reunião é a única fonte de financiamento permanente para a mesma. As taxas de inscrição são fixadas uma vez que o Conselho de Administração tenha seleccionado uma proposta de reunião bem sucedida. O Presidente, em consulta com o Secretário-Tesoureiro, o Organizador da Conferência, e o Presidente do Programa Académico, decidirá sobre as várias taxas de inscrição para estudantes e membros profissionais. Se possível, isto deverá ser incluído na convocatória de comunicações da conferência. As taxas serão fixadas com base nas despesas orçamentadas. Se houver financiamento externo, isto permitirá à SALSA estabelecer taxas de inscrição mais baixas. Uma vez que uma proposta de reunião tenha sido considerada bem sucedida, o organizador da conferência trabalhará em estreita colaboração com o secretário-tesoureiro da SALSA para assegurar que os custos da conferência sejam cuidadosamente geridos.
O Organizador da Conferência terá também a maior parte da responsabilidade de organizar a Palestra de Chave e o jantar de grupo. Este tem sido tradicionalmente na noite de sábado. O jantar da Palestra Principal pode ser incluído na inscrição ou ser contabilizado separadamente, mas o seu pagamento é efectuado a partir das receitas recebidas para a reunião. Da mesma forma, quaisquer despesas incorridas na participação de um orador convidado (viagem, quarto de hotel, refeições) devem ser fornecidas pelas receitas recebidas da reunião (inscrições e/ou financiamento externo). No passado, foram recrutados oradores que vieram de países vizinhos, bem como de outros continentes. As propostas da reunião podem incorporar planos para o jantar da palestra principal, possível música e entretenimento, e possível presente de agradecimento ao orador principal. Mais uma vez, quanto mais detalhado for o orçamento, melhor.
Na prática recente, a selecção do Keynote Speaker tem passado por um processo consultivo (ver Política para a selecção de um orador principal). O Organizador da Conferência (anfitrião) e o Presidente do Programa Académico, em consulta com o Presidente e o Secretário-Tesoureiro, propuseram conjuntamente uma lista de nomes; o Conselho de Administração fez então a selecção, através de votação. Uma rápida análise da história dos oradores seleccionados sugere que, na sua maioria, foram pessoas da região geral de onde o evento está a decorrer, e que tiveram longas e distintas carreiras. Recomenda-se que os organizadores revejam a lista de oradores principais do passado e considerem também o equilíbrio regional e de género como critérios de selecção. A proposta da reunião não precisa de especificar quem será escolhido.
O Presidente do Programa Académico é responsável pela concepção e envio atempado de chamadas para painéis, comunicações e outros eventos, pela revisão de propostas, organização ou supervisão da organização de eventos especiais (por exemplo, debates, as Conversas no evento do Lobby, e palestras especiais), pela concepção de uma agenda, geração de certificados de participação e, em estreita consulta com o Organizador da Conferência, produção do Programa Oficial da Conferência (ver Responsabilidades do Presidente do Programa Académico). Embora as nossas reuniões tenham crescido em participação ao longo dos anos, a nossa esperança é que o Presidente do Programa Académico assegure que mantenhamos algumas das características das pequenas reuniões, nomeadamente tempo de discussão amplo para cada comunicação e oportunidades para que todos os membros partilhem espaços ao mesmo tempo. A proposta de reunião pode, mas não precisa de ser específica sobre estes assuntos.
As propostas devem ser submetidas ao Presidente, com cópia para o Secretário-Tesoureiro. A selecção final será determinada pelo Conselho de Administração. Os prazos para apresentação de propostas serão enviados aos membros através de correio electrónico e afixados no website da SALSA.
Os seguintes membros da SALSA foram Organizadores de Conferências ou Presidentes de Programas Académicos, e podem ser contactados para aconselhamento:
