Directrizes para Propostas de Reunião

Este é um documento de trabalho que pode ser atualizado a qualquer momento. Foi editado pela última vez em outubro de 2023. Para mais informações, contactar a Presidente da SALSA (2023-2027) Laura R. Graham(laura-graham@uiowa.edu) e a Secretária-Tesoureira da SALSA (2022-2025) Simone Athayde(athaydesimone@gmail.com).

Uma proposta de reunião deve ser apresentada sob a forma de uma carta clara. A carta deve ter em conta as seguintes considerações e sugestões.

Orientações gerais

As reuniões bienais (desde 2019, anteriormente sesquianuais) da SALSA são organizadas por um Organizador de Conferências local e um Coordenador do Programa Acadêmico; no processo, consultam estreitamente o Presidente e o Secretário-Tesoureiro da SALSA e o webmaster. Embora trabalhem em conjunto, o organizador da conferência e o Coordenador do Programa Acadêmico não precisam de estar no mesmo país. A proposta de reunião deve ser apresentada pelo Organizador da Conferência proposto; pode, mas não necessariamente, propor um Coordenador do Programa Acadêmico. A escolha deste último pode ser feita posteriormente, em consulta com o Presidente e os anteriores Presidentes dos Programas Académicos.

As reuniões da SALSA alternam entre a América do Norte, a América do Sul e a Europa, não necessariamente em qualquer ordem fixa de alternância. A SALSA está empenhada em formatos de conferência que incentivem a troca não hierárquica de conhecimentos, a colaboração e o envolvimento entre académicos/investigadores e povos indígenas e comunidades locais (ver informações sobre todas as Conferências SALSA anteriores).

As reuniões SALSA mais recentes tiveram lugar de quinta-feira a domingo e incluíram um período de inscrição e uma receção de boas-vindas, dois a três dias de apresentações e workshops, um jantar de sexta-feira ou sábado à noite e um Palestra principal, uma reunião do Conselho de Administração e uma Reunião Geral de Sócios de duas horas após o programa académico. De um modo geral, as reuniões têm começado com uma receção e um período de inscrição antes da parte académica. A receção de boas-vindas tem sido realizada numa área de receção de um hotel (como no átrio), universidade, museu ou espaço de reunião da comunidade. Durante os intervalos programados na parte da apresentação, os anfitriões mantiveram estações de café ou de refrescos; anfitriões bem financiados forneceram mais petiscos e vinho. As reuniões foram sempre interrompidas para almoço, com tempo para os participantes se aventurarem em restaurantes próximos. Normalmente, há espaços no local para mostrar trabalhos e publicações dos membros da SALSA, outras publicações relevantes, projecções de filmes, exposições e cartazes.

Organizador da Conferência

O organizador da conferência supervisiona a organização de toda a logística e deve garantir a disponibilidade e a adequação funcional do local da reunião e do alojamento nas proximidades (ver Responsabilidades do organizador da conferência). Para começar, a proposta de reunião deve especificar o local onde a conferência se vai realizar. Seguem-se alguns dos locais, cenários e modelos de financiamento:

• Santa Fé (2007), Estes Park (2005): As reuniões tiveram lugar num único hotel, onde o custo das salas de reunião e do lobby do bar foi coberto pelo alojamento dos participantes.
• Miami (2004), Oxford (2008), Nashville (2013), Gotemburgo (2014), Lima (2017), Viena (2019), Letícia (2023): Cada reunião foi organizada por uma universidade ou instituição, e os custos foram cobertos por uma partilha de custos entre as inscrições e por donativos das universidades.
• Tulane (2016), Annapolis (2002): O anfitrião era uma universidade e os participantes ficaram alojados em dormitórios.
• Belém (2011): O organizador da conferência e o museu anfitrião obtiveram fundos externos para realizar as reuniões num local de conferências pago.
• Universidade da Virgínia (2021): Durante a pandemia, a conferência realizou-se em linha durante um período de duas semanas. O organizador da conferência obteve uma subvenção da Universidade e esta suportou em grande medida os custos da passagem para a modalidade em linha.

A proposta de reunião

A proposta de reunião deve fornecer o máximo de informações possível sobre os seguintes assuntos gerais e as suas implicações orçamentais. Ver Lista de verificação das propostas de reunião:

É importante que a proposta de reunião seja exaustiva no cálculo dos custos envolvidos. O organizador da conferência poderá consultar o secretário-tesoureiro da SALSA sobre questões orçamentais, antes de apresentar uma proposta. Um orçamento cuidadosamente elaborado constitui um forte argumento a favor da viabilidade de uma proposta de reunião; qualquer financiamento externo que o organizador da conferência obtenha através de uma instituição local ou de outra entidade torná-la-á ainda mais forte.

O organizador da conferência proposto deve ter em conta que a inscrição na reunião é a única fonte de financiamento permanente da SALSA para a conferência. As taxas de inscrição são fixadas depois de o Conselho de Administração ter selecionado uma proposta de reunião bem sucedida. O Presidente, em consulta com o Secretário-Tesoureiro, o Organizador da Conferência e o sítio Coordenador do Programa Acadêmico, decidirá sobre as várias taxas de inscrição para estudantes e membros profissionais. Se possível, esta decisão deve ser incluída no convite à apresentação de comunicações da conferência. As taxas serão fixadas com base nas despesas orçamentadas. Se houver financiamento externo, isso permitirá à SALSA fixar taxas de inscrição mais baixas. Quando uma proposta de reunião for considerada bem-sucedida, o organizador da conferência trabalhará em estreita colaboração com o secretário-tesoureiro da SALSA para garantir que os custos da conferência sejam cuidadosamente geridos.

Palestra principal e Jantar da Conferência

O organizador da conferência assumirá também a maior parte da responsabilidade pela organização do Palestra principal e do jantar de grupo. Tradicionalmente, este jantar realiza-se no sábado à noite. O custo do Palestra principal- jantar pode ser incluído no custo da inscrição ou ser contabilizado separadamente, mas é pago pelas receitas da reunião (geralmente as inscrições). Do mesmo modo, quaisquer despesas decorrentes da participação de um orador convidado (viagem, quarto de hotel, refeições) devem ser suportadas pelas receitas da reunião (inscrições e/ou financiamento externo). No passado, foram recrutados oradores provenientes das proximidades, bem como de outros continentes. As propostas para a reunião podem incluir planos para o jantar Palestra principal , possível música e entretenimento, e possível presente de agradecimento para o Palestrante principal. Mais uma vez, quanto mais detalhado for o orçamento, melhor.

Na prática recente, a seleção de Palestrante principal tem sido feita através de um processo consultivo (ver Política de seleção de um Palestrante principal). O Organizador da Conferência (anfitrião) e Coordenador do Programa Acadêmico, em consulta com o Presidente e o Secretário-Tesoureiro, propuseram conjuntamente uma lista de nomes; o Conselho de Administração fez então a seleção, através de votação. Uma rápida análise do historial dos oradores seleccionados (ver SALSA Palestrantes principais) sugere que, na sua maioria, os oradores são pessoas da região geral onde o evento se realiza e têm carreiras longas e distintas. Recomenda-se que os organizadores revejam a lista de oradores principais anteriores e considerem também o equilíbrio regional e de género como critérios de seleção. A proposta de reunião não precisa de especificar quem será o orador escolhido.

Coordinadora do Programa Académico

O Coordenador do Programa Acadêmico é responsável pela conceção e envio atempado de convites para painéis, comunicações e outros eventos, pela revisão de propostas, pela organização ou supervisão da organização de eventos especiais (por exemplo, debates, o evento Conversas no átrio e palestras especiais), pela conceção de um calendário, pela produção de certificados de participação e, em estreita colaboração com o Organizador da Conferência, pela produção do Programa oficial da Conferência (ver Coordenador do Programa Acadêmico Responsabilidades). Embora as nossas reuniões tenham aumentado em termos de participação ao longo dos anos, esperamos que o Coordenador do Programa Acadêmico assegure que mantenhamos algumas das características das pequenas reuniões, nomeadamente um amplo tempo de discussão para cada comunicação e oportunidades para todos os membros partilharem espaços ao mesmo tempo para interação. A proposta de reunião pode, mas não precisa, ser específica sobre estes assuntos.

O sítio Coordenador do Programa Acadêmico deve coordenar-se com o organizador da conferência e com o webmaster da SALSA para manter todas as informações relevantes sobre a conferência actualizadas e acessíveis no sítio Web da SALSA.

Apresentação de propostas

As propostas devem ser apresentadas à Presidente (Laura R. Graham, laura-graham@uiowa.edu), com cópia para a Secretária-Tesoureira (Simone Athayde, sathayde@fiu.edu). A seleção final será determinada pelo Conselho de Administração. Os prazos para apresentação de propostas serão enviados aos membros por correio eletrónico e publicados no sítio Web da SALSA.

Directrizes e listas de verificação

Responsabilidades dos Organizadores da Conferência

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Lista de verificação para propostas de reuniões

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Responsabilidades dos Presidentes de Programas Académicos

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Palestrante principal Política de seleção

Organizadores de conferências e coordenadores de programa académico anteriores

Os seguintes membros da SALSA foram organizadores de conferências ou coordenadores de programa académico e podem ser contactados para aconselhamento:

• Janet Chernela - chernela@gmail.com (Organizadora da 2ª e 4ª conferências, 2004, 2007)
• Beth Conklin -a.conklin@Vanderbilt.edu (Organizadora da 8ª Conferência, 2013)
• Oscar Espinosa - oespinosa@pucp.edu.p (Organizador da 11ª Conferência, 2017)
• Carlos D. Londoño Sulkin -carlos.londono@uregina.ca (Coordenador do Programa Acadêmico 8ª e 9ª Conferências, 2013, 2014)
• Harry Walker - l.walker@lse.ac.uk (Coordenador do Programa Acadêmico 11ª Conferência, 2017)
• Laura Zanotti - lzanotti13@gmail.com (Coordenadora do Programa Acadêmico 10ª e 11ª Conferências, 2016, 2017)
• Claudia Augustat - augustat@weltmuseumwien.at (Organizadora da 12ª Conferência, 2019)
• George Mentore - gm3c@virginia.edu (Organizador da 13ª Conferência, 2021)
• Laura Mentore - lmentore@umw.edu (Coordenadora do Programa Acadêmico 13ª Conferência, 2021)
• Juan Alvaro Echeverri - jaecheverrir@unal.edu.co (Coordenador do Programa Acadêmico 12ª Conferência, 2019; Organizador 14ª Conferência, 2023)
• Natalia Buitron - nb668@cam.ac.uk (Coordenadora do Programa Acadêmico 14ª Conferência, 2023)

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